Konzepte

Die Entwicklung von Software geschieht immer für Anwender. Sie müssen letztendlich damit arbeiten. Es ist daher wichtig, sie – soweit das möglich ist – von Anfang an mitzunehmen. Sie sind die Fachleute, die das Tagesgeschäft kennen. Sie haben Vorstellungen, was man besser machen könnte. Sie kennen die Knackpunkte. Sie sollen von Anfang an das Gefühl haben, dass sie nicht etwas „übergestülpt“ bekommen, sondern mitreden können, und ihre kritischen Anmerkungen und Vorschläge Gehör finden.

Als wichtige Aspekte einer guten IT-Beratung und Anwendungsentwicklung haben sich unter anderem folgende Punkte herauskristallisiert:

Prozesse analysieren
Die Geschäftsprozesse müssen unter Berücksichtigung der Fragen
o Was geschieht?
o Wie wird es gemacht?
o Was wird beabsichtigt?
untersucht werden. Dazu müssen die Sachbearbeiter ebenso wie die Chefs befragt werden, und zwar zunächst ohne Stellungnahme und Wertung.

Zusammenhänge erkennen
Die gewonnenen Erkenntnisse müssen in den Gesamtzusammenhang gebracht werden:
o Wer arbeitet wem zu?
o Wer benötigt welche Daten von anderen als Arbeitsgrundlage?
o Wie funktioniert das Unternehmen oder die Institution als Ganzes?

Ganzheitlich konzipieren
Ein Konzept ist immer ein Teil einer größeren Einheit. Es muss in sein Umfeld hineinpassen, und darf nicht als Insellösung betrachtet werden, auch wenn es zunächst als solche fungiert. Zukünftige Erweiterungen und Entwicklungen müssen – soweit erkennbar – berücksichtigen werden. Dazu gehört auch der Aspekt der Dezentralisierung. Mitarbeiter sind längst nicht mehr immer im Haus, und benötigen Informationen und Funktionen zuhause oder vor Ort.

Software als Dienstleistung verstehen
Oft genug werden Prozesse an die Software angepasst. Da hört man dann: „Das haben wir so gelöst, dass wir so tun, als wäre…“. Es ist kontraproduktiv, wenn Mitarbeiter die Software „austricksen“ müssen, um ihre Arbeit erledigen zu können. Optimal ist es, wenn die Anwender durch „fast spielerische“ Effekte Spaß am Umgang mit der Software haben können. Und die Software muss den Anwender visuell permanent auf dem Laufenden halten, was gerade passiert wie weit der Vorgang fortgeschritten ist und so weiter. Die Situation, dass der Monitor steht während der PC arbeitet ist schlecht, weil sie Unsicherheit schafft (Was läuft denn jetzt? Ist noch alles in Ordnung? Habe ich einen Fehler gemacht?).

Arbeit vereinfachen
Software muss für die Anwender eine spürbare Vereinfachung mit sich bringen. Wenn zusätzliche Arbeit durch eine Ausweitung der Geschäftsprozesse oder die Aufbereitung besserer Management-Entscheidungshilfen anfällt, so sollte dies in einem zweiten Schritt erfolgen. Erst muss sich die gefühlte Erleichterung einstellen. Dann werden zusätzliche Aufgaben auch bereitwilliger angenommen und besser verstanden. Eine Erleichterung stellt sich nur ein, wenn eine fundierte und ausführliche Schulung stattfand. Fragen und Unsicherheiten müssen sofort ausgeräumt werden können.

Informationsfluss optimieren
Ein reibungsloser und durchdachter Informationsfluss ist das Rückgrad eines Konzepts. Die Arbeit mit einem System wird nur dann als leicht und „richtig“ empfunden, wenn alle erforderlichen Informationen direkt und ohne großen Beschaffungsaufwand zur Verfügung stehen. Dazu gehören in gewissem Umfang Kontextinformationen, anhand deren der Anwender erkennen kann, ob der aktuell bearbeitete Vorgang in sich stimmig und plausibel ist.  Auch ist darauf zu achten, dass nicht überflüssige Informationen Verwirrung stiften oder Unübersichtlichkeit erzeugen.

Entscheidungshilfen liefern
Die Software soll den Anwender mit einem Vorgang nicht „alleine lassen“, sondern ihm konkrete Möglichkeiten einer sinnvollen weiteren Vorgehensweise anbieten. Expertensysteme oder Verarbeitungsassistenten sind für fachkundige Anwender im Tagesgeschäft zu umständlich. Trotzdem müssen der Status eines Vorgangs und die Aktionsmöglichkeiten des Anwenders sorgfältig aufbereitet dargestellt werden, sodass Entscheidungen leichter gemacht und Fehlentscheidungen vermieden werden.

Motivation unterstützen
Gute Software „verführt“ den Anwender zu solider, effizienter und zielgerichteter Arbeit. Für viele Mitarbeiter ist es leistungsfördernd, wenn sie in angemessener, möglichst positiver Form eine Rückmeldung über die bereits erledigte und die noch anstehende Arbeit erhalten. Ehrgeizige werden angespornt, sich zu verbessern, und Anderen hilft es, nicht hinter den erforderlichen Arbeitsfortschritt zurück zu fallen.

Qualität sichern
Der Begriff Qualitätsmanagement und Zertifizierung ist aktuell in aller Munde. Sowohl die Software als auch die Arbeitsabläufe müssen dem gerecht werden, indem sie durch geeignete Maßnahmen, Prüfverfahren, Testfunktionen, Protokollierung und Überwachung die Qualität der Software selbst und der in ihr angewandten Verfahren darstellbar und nachprüfbar macht. Ein wichtiges Element hierbei ist ein Einbindung vorgefertigter, bereits in der Praxis bewährter Programmbausteine.

Daten schützen
Bei alledem ist darauf zu achten, dass dem Datenschutz Genüge getan wird, und nicht leichtfertig schutzbedürftige Informationen unnötiger Weise preisgegeben werden. Das heißt, eine Benutzerverwaltung mit rollenbezogenen Berechtigungen gehört von Anfang an in alle Aspekte eines Konzepts.